一般事務とはどんな仕事内容？転職や求人応募に役立つスキル、やりがいを解説
一般事務とはどんな仕事内容？転職や求人応募に役立つスキル、やりがいを解説
事務職には、経理事務や営業事務などさまざまな種類があります。
では、一般事務はどのような仕事をするのでしょうか。
この記事では、一般事務の仕事内容、一般事務の仕事に就く方法、やりがいなどを解説します。
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そもそも一般事務とはどのような仕事なのか
ここでは、一般事務の仕事について解説します。
【仕事内容は企業によって異なる】
一般事務の仕事内容は企業によってかなり異なります。
そのため、一般という広い意味を持つ言葉がつけられています。
また、一般事務には、営業事務や経理事務、総務事務、人事事務などとは別の事務作業という意味もあります。
さらに、営業事務や経理事務、総務事務、人事事務などに共通する事務作業という意味もあります。
明確に「これに関係する事務」と定義できない事務を一般事務と呼んでいます。
【一般事務の基本的な仕事の紹介】
一般事務には次のような仕事があります。
・書類整理
・資料づくり
・パソコン作業
・来客対応
・電話受け
・備品管理
・営業事務や経理事務、総務事務、人事事務などの補助
上記の業務は一例であり、上記の業務のほかにもさまざまな仕事があります。
また、一般事務とその他の事務作業の区別があいまいなケースもあります。
例えば経理部が複数の決算資料をつくるとき、作成の難易度が高い決算資料は経理事務の担当者がつくり、作成の難易度が低い決算資料は一般事務の担当者がつくる、といった分業が行われることもあります。
【営業事務などほかの事務職との違い】
一般事務と、その他の事務職の違いは高度な専門知識が必要かどうかです。
営業事務・経理事務・総務事務・人事事務は高度な専門知識が必要ですが、多くの場合一般事務には専門知識は必要ありません。
では、一般事務の方が、営業事務・経理事務・総務事務・人事事務より簡単な作業なのかというと、一概にそうともいえません。
一般事務担当者には高度な専門知識が求められない代わりに、浅いながらも広い知識と汎用性が高い事務処理スキルが求められます。
例えば、営業事務担当者に「明日から経理事務をやって欲しい」と頼んでも簡単にはこなせないでしょう。
しかし優れた一般事務担当者なら、営業事務の補助と経理事務の補助を同時にこなすことができます。
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なぜ一般事務の仕事は人気なのか
【究極の縁の下の力持ち、人のために働ける】
仕事をするのは好きでも、表に出る仕事やリーダーシップを取る仕事が苦手な人も多いでしょう。
そのような人は誰かのサポートをする仕事が得意ではないでしょうか。
一般事務はまさに縁の下の力持ちです。
人のために働いているという実感が得られるので、人気な職業といえます。
【デスクワークで力仕事ではない】
屋外での仕事や力仕事には3K(きつい、汚い、危険)のイメージがつきまとい、苦手な人がいます。
一般事務の仕事は3Kの真逆で、力が要らず、キレイなオフィスにいて、危険から最も遠い場所にいるイメージがあります。
非3Kであるイメージの良さも、一般事務の人気の理由になっています。
【資格がないとできない仕事ではない】
必ず資格が必要ではない点も、一般事務人気を支えています。
例えば経理事務に就くには簿記の資格が必要です。
しかし、一般事務には必須資格がありません。
そのため、多くの方が一般事務に挑戦しやすいです。
ただし、資格は不要でも、簡単な仕事ばかりというわけではないので注意しましょう。
【ノルマがない】
ノルマがない点も、一般事務が人気の理由になっています。
ノルマのうち最も厳しいのは営業ノルマでしょう。
営業ノルマは、毎月の目標売上を達成するように設定されますが、達成するのは容易なことではなくプレッシャーからストレスを溜める人も多いです。
「ノルマが恐い」と感じている人には、ノルマがない一般事務は魅力的に映るでしょう。
ただし「ノルマがない＝楽な仕事」というわけではありません。
一般事務担当者には、より短い時間でより多くの事務作業を処理するなどのミッションがあります。
【スキルが増えるとやりがいが増える】
一般事務の担当者に求められるスキルは多種多様です。
そのため、スキルが1つ身につくとできる仕事が1つ増えます。
努力した結果できるようになった過程は仕事のモチベーションを高め、一般事務人気を支える要素になっています。
【休みが取りやすい】
一般事務の仕事は閑散期と繁忙期がくっきり分かれていたり、納期が不明瞭な仕事が多かったりするので、一般事務の担当者はまとまった休みを取りやすい場合があります。
休みの取りやすさは働く人にとって大きな魅力でしょう。
ただし、会社によって休みの取りやすさは大きく異なります。
休みが取りにくい一般事務担当者がいる会社もあります。
【転勤がないところが多い】
一般事務の担当者に、転勤がない会社は多く存在します。
転勤は働く人に少なからぬ負担を強いるので、転勤がない一般事務は人気が高まります。
一般事務の仕事に就く方法
そこで、一般事務の仕事に就く方法を紹介します。
【一般事務の求人を探す】
一般事務の求人は、すぐに応募者が殺到する恐れがあります。
そのため、一般事務を狙っている人は小まめに求人を探すようにしましょう。
【事務処理スキルを身につける】
一般事務の求人に応募しても、競争率が高いために履歴書を送った段階で落選してしまうことがあります。
書類審査を通過するには、履歴書を魅力的にする必要があります。
履歴書に事務処理スキルを多く書き込んであれば、企業の採用担当者の目に留まるでしょう。
また、事務処理スキルをアピールするのは採用面接に進んだときも重要です。
【資格は有利に働く】
事務処理に関する資格は、事務処理スキルが身についている証明になります。
一般事務の仕事に就きたい人は、積極的に資格を取っていきましょう。
履歴書の資格欄に一つでも多くの資格を書ければ、その分有利になるでしょう。
一般事務の仕事体験談
一般事務の転職体験談｜働いてよかったこと
[30代 女性]
商業高校在籍中から一般事務を目指していました。
高校を出て今の会社に就職して、これまでずっと総務部にいます。
総務事務も担当していますが、社内のいろいろな部署に出向いて事務処理を手伝っているので、私は自分の仕事を一般事務だと思っています。
一般事務のよいところは、他部署の人と知り合いになれるので人脈が広がって仕事が楽しくなることです。
いろいろな人から頼りにされるのは嬉しいですね。
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一般事務の転職体験談｜働いてよかったこと
[20代 女性]
大学を出て上場企業に一般職で入社しました。
配属先は営業部ですが、営業事務のサポートというポジションなので一般事務ですね。
パソコン処理やコンピュータ・システムの操作が得意なので、事務作業をどんどんIT化、自動化していますよ。
一般事務のよいところは、営業の仕事を客観的に観察できるところです。
「その作業はこうすれば早く片付くのに」といったところがみえてきます。
一般事務は私に合っています。
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一般事務の転職体験談｜働いて大変だったこと
[40代 男性]
男で40代の私が一般事務を担当していると、社内ではちょっと下にみられている感じがしますね。
私より年下で、なおかつ入社年次が若い社員でも課長になっている者もいますが、私はまだ平社員なので仕方がないですね。
ですが、ワークライフバランスが優れているので、私は今のポジションに満足しています。
仕事とプライベートが充実しているので、今の仕事を続けていきたいです。
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よくある質問
- 一般事務は雑用係なのでしょうか？
- 確かに従業員のなかには、一般事務の担当者を雑用係のように思っている人もいるでしょう。
しかし、一般事務の担当者は決して雑用係ではありません。
一般事務に任される仕事は、一見重要度が低く見えますが、会社にとって必要な仕事です。
また、スキルアップしたり資格を取得したりして、できることを増やせばゼネラリストとして会社で重宝されるでしょう。 - 一般事務の仕事に就くには新卒が有利ですか、中途は不利ですか？
- 一般的な傾向として、新卒は有利、中途は不利といえます。
会社としては、一般事務の仕事は多くの人が担当できるのでわざわざ中途採用した人に任せるまでもないと考えるからです。
しかし、中途が不利というのは一般論であり、優秀な一般事務担当者を求めている企業は有能な人を中途で採用します。
転職して一般事務の仕事に就きたいと考えている人は、「何ができるかが重要であり、できることが多いほど中途採用に有利である」と思っておいて間違いありません。
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一般事務職からのステップアップ
さまざまな業務をこなす一般事務ですが、どのようなキャリアアップが可能なのでしょうか。
一般事務からのキャリアアップについて見ていきましょう。
【営業事務や営業へキャリアアップできる】
一般事務から、営業事務にキャリアアップすると、より専門性が高くなり、責任も増します。
また、営業事務から営業担当者になることもキャリアアップといえます。
営業担当者は、会社の売上をつくっていくので、会社としても一般事務の担当者が営業事務へ、さらに営業担当者へとキャリアアップしたいと考えていれば応援してくれるでしょう。
【経理にキャリアアップできる】
経理事務は、さまざまな事務仕事のなかでも難易度が高いといえます。
簿記の知識は不可欠で、会社のお金まわりのルールを熟知していなければなりません。
そして経理担当者は企業の金庫番になるので責任も重大です。
経理は難しそうだから一般事務を目指した人もいるかもしれませんが、一般事務の仕事に慣れて余裕が出てきたら簿記を勉強してみてはいかがでしょうか。
【総務、人事、労務にキャリアアップできる】
一般事務は総務事務、人事事務、労務事務にもキャリアアップできます。
経理よりも比較的簡単なので、挑戦しやすいといえます。
総務や人事、労務のことを学べば、専門性が高くなり一般事務としての処理スキルも上がるでしょう。 -
一般事務職に向いている人、必要なスキル
一般事務に向いている人の特徴と、一般事務に必要なスキルを紹介します。
【コツコツやる仕事が得意な人】
一般事務の仕事は、業務量が多く単純作業も多いので仕事にコツコツ打ち込める人が向いています。
同じ作業を繰り返すことに飽きない人も一般事務に向いています。
【正確かつ納期を必ず守る人】
仕事を正確にやり遂げる人と納期と約束を厳格に守る人は、一般事務に向いています。
基本的に、一般事務に仕事を依頼する人は、ミスを最小限にしてほしいと期待します。
また、依頼者は納期まで時間がないときに一般事務の担当者に助けを求めることがあります。
短納期で依頼された業務を完遂できたら評価が上がるでしょう。
【マニュアルとおりにも臨機応変にも動ける人】
一般事務の仕事の大半は、マニュアルとおりに処理することが求められます。
しかし、マニュアルやフォーマットや指示が間違っていることも十分考えられますし、仕事を進めるなかでよりよい方法がみつかるかもしれません。
また、緊急の依頼の際は、マニュアルとは異なる処理も求められるでしょう。
そのため、マニュアルとおりに仕事を進めることができ、なおかつ臨機応変に対応できる人は一般事務に向いています。
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この記事の監修・著者プロフィール（株式会社クリエイト Webマーケティング部門）
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