就活の電話のかけ方・受け方・事前準備を解説！正しい敬語の使い方や会話例を紹介
就活の電話のかけ方・受け方・事前準備を解説！正しい敬語の使い方や会話例を紹介
就活では書類の作成だけでなく、正しい電話のかけ方や受け方を知るなど、事前準備も非常に重要です。
就活に不安を抱えている方も決して少なくないですし、誰もが希望する会社に就職できるか心配なはずです。
本記事では、就活の際に知っておくべき電話のかけ方や受け方のマナー、事前準備について解説します。
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就活の際知っておくべき電話をかけるときの事前準備
そこで、就活時の電話をかける際に知っておくべき大切な事前準備について解説します。
【メモを用意しておく】
就活の際の事前準備としてメモを用意しておく必要があるのは、相手との会話を忘れないためでもあります。
もし重要なことを聞き逃してしまったり、別の日に聞き返すことになったりすれば、それだけで相手からの評価が下がるのです。
同じことを聞き返すのは、仕事をする上でも非常にマイナスとなります。
そうならないためにも、相手との会話で大事な部分をメモしておくのがよいでしょう。
日頃からメモをするようにしておけば、いざという場合も安心です。
【話す内容を整理しておく】
就活では電話であっても緊張して頭の中が真っ白になり、本当に話したい内容が話せないということもあります。
ですので、事前に話す内容を整理しておきましょう。
しっかりと話す内容が整理できれば、落ち着いた対応ができるはずです。
できれば簡単な台本を作っておき、話の流れを書いておくのがベスト。
5W1Hを意識し、長々と時間を取りすぎないようにすることが大切です。
採用担当者はあなた以外にもさまざまな応募者とやり取りするため、要点を押さえられるようにしてください。
【敬語の使い方を確認しておく】
社会人になれば、正しい敬語の使い方をマスターしなければなりません。
学生の間は少しくらい間違っていても指摘されませんが、社会人になると別です。
相手に指摘されなかったとしても、相手に悪い印象を与えてしまいます。
そのため、就活時の電話をかける前には敬語の使い方を確認しておくようにしてください。
敬語はわかっているようで意外と難しいものなので、ビジネス電話で使用する正しい敬語を身につける必要があります。
敬語には丁寧語と尊敬語、謙譲語があるため、それぞれの違いを理解して正しく使うことが大切です。
就活の際知っておくべき電話をかけるときのマナー
【携帯電話からかける際は、電波状況を確認する】
今ではほとんどの方が携帯電話を使用していますが、携帯電話からかける際は、電波状況を確認しておくことが大切です。
電波の悪い場所であれば、電話の途中で会話が途切れてしまったり、声が聞こえにくかったり、話の内容を聞き間違ったりしやすいのです。
そうなると、相手に失礼ですし、採否に影響する可能性も考えられます。
ですので、就活時の電話をかける際のマナーとして、電波状況を確認しておく必要があるのです。
【静かな場所でかける】
静かな場所でかけるというのも、就活時の電話マナーと言えます。
たとえば、クラブや商業施設、繁華街などの人が多く騒がしい場所から電話をかけるとなれば、相手によい印象を持ってもらえません。
そのことから、自宅や周囲に誰もおらず静かな場所からかけるようにしてください。
社会人としてのマナーにもなるため、できるだけ静かな場所から電話をかけましょう。
【始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間には電話をかけない】
始業直後は前日のメールに返信をしたり、朝礼があったりと、企業は忙しいケースが多いです。
また、昼休みは社員が休憩している時間ですし、食事中に電話をかけるのはよくありません。
その他にも、終業直前や22時以降の遅い時間に電話をかけるのは常識的によくないため、これらの時間帯には電話をかけないようにしてください。
これらの時間帯だと場合によっては相手の対応が雑になったり、マイナス評価を受けたりする確率が上がるためです。
【最初は自ら名乗り、担当者の部署名・名前を伝えてつないでもらう】
自分から電話をかける際は、必ず自ら名乗るようにしましょう。
相手からすれば、誰からの何の電話かわかりませんし、名乗らないのはとても失礼です。
ですから、最初は自ら名乗り目的を言いましょう。
担当者の部署名や名前を伝え、つないでもらえるようにしてください。
【話が長くなりそうな場合は、相手の都合をうかがう】
話が長くなりそうな場合、相手の都合をうかがうのもマナーです。
相手の予定もあるでしょうから、時間があるかどうかの確認をしましょう。
明らかに相手が忙しそうならば、電話を再びかけなおすのも手となります。
大切なのは、相手の都合を最優先に考えることです。
就活の際知っておくべき電話を受けたときのマナー
以下で、就活の際知っておくべき電話を受けたときのマナーを解説します。
【明るくはっきりと話す】
担当者から電話を受けたときには、明るくはっきりと話すようにしてください。
暗い声で面倒そうに対応すれば、それだけで悪い印象を与えてしまうからです。
小さい声でボソボソとしゃべるのもよくありません。
明るくはっきりした口調で相手が聞き取りやすい話し方、好印象をもってもらえるように話すのがよいでしょう。
【聞き取りづらい際には曖昧にせず、丁寧に聞き直す】
電話では、相手の声が聞き取りづらいことも珍しくありません。
もし曖昧な返事をしたり、聞こえたふりをしたりすれば、後から困ることになります。
そのため、聞き取りづらいときは曖昧なままにせず、丁寧に聞き直すようにしましょう。
恥ずかしがらず、聞き直す勇気も必要です。
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よくある質問
- 就活時に折り返し電話をする際のマナーはありますか？
- 就活時に折り返し電話をする際のマナーは、最初に名乗り、電話をもらったことを言い、担当者につないでもらうことです。
本人だった場合は、電話に出られなかったことをお詫びしましょう。
そして、折り返しの電話をかける際には、周囲が静かな環境かどうか、電波が悪くないかを確かめることも大切です。 - 就活時の面接キャンセルは電話を入れた方がいいですか？
- 就活で急遽スケジュールが合わなくなったり、別の会社に内定したりということも考えられます。
その際は、面接キャンセルの電話を入れるべきです。
メールでも送ることは可能ですが、メールだと見てもらえない可能性もありますし、すぐに伝わりにくいです。
もしその会社の面接を後日受けたい場合には、なおさら電話で伝えるのがベストです。
-
就活で電話をかける前に確認しておきたい正しい敬語
先ほど少し触れましたが、就活で電話をかける前には、確認しておきたい正しい敬語があります。
以下で、敬語の３つの種類を解説します。
【尊敬語】
尊敬語とは、相手の動作や状態に敬意を表す際に使う言葉です。
「なさる」「おっしゃる/言われる」「お会いになる/会われる」「いらっしゃる/」「ご覧になる」などです。
【謙譲語】
謙譲語とは、話し手が自身や身内のことを謙遜して相手に話す際に使う言葉です。
「申す/申し上げる」「参る/伺う」「おる」「させていただく/いたす」「拝見する」などです。
【丁寧語】
丁寧語とは、話し手が丁寧に話すときに使う言葉です。
「言います」「います」「あります」「します」「わかります」などです。
敬語にはこれらの３種類が存在するため、混同しないようにしましょう。 -
就活時に電話で担当者と話す際の会話例
就活時には、「電話で担当者とどのような会話をすればよいかわからない」という方も多いのではないでしょうか？
そこで、以下で担当者と話す際の会話例をご紹介します。
【電話をかけて担当者を呼び出だすとき】
電話をかけたとしても、必ず担当者が出るとは限りません。
ですので、最初に名乗り、担当者の部署と名前を伝えてつないでもらえるようにしましょう。
担当者を呼び出すときの会話例は、以下となります。
「お忙しいところ申し訳ありません。
私●●大学の〇〇と申します。
▲▲の件で電話をさせていただいたのですが、♦♦課の♢♢様をお願いできますでしょうか？」
【担当者から電話がかかってきたとき】
担当者から電話がかかってきたときの会話例は、以下となります。
「はい、〇〇です。(明るいハキハキした声で)」
「株式会社●●人事部の△△と申します。
二次面接の件でお電話させていただきました。
今お時間よろしいでしょうか？」
「はい、問題ございません。」
「ありがとうございます。
選考の結果、◯◯さんに二次面接に進んでいただきたいと考えております。」
「ありがとうございます。
ぜひ、二次面接を受けさせていただきたいです。」
「ありがとうございます。
では、あさって●●日の△時のご都合はいかがでしょうか？」
「承知いたしました。
それでは、●●日の△時でよろしくお願いいたします。」
「では、●●日の△時にお待ちしております。」
「どうぞよろしくお願いいたします。」
このようになります。
可能な限り、明るいハキハキとした口調で対応するようにしましょう。
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