転職の面接辞退の仕方！メール・電話での連絡方法やマナーなど
転職の面接辞退の仕方！メール・電話での連絡方法やマナーなど
転職において、面接辞退は珍しいことではありません。
しかし、応募先に面接辞退の連絡をするのは誰もが気が進まないものです。
面接を辞退すること辞退は全く問題ないため、辞退する場合には失礼のないようマナーを守ってメールや電話をすることが大切です。
今回は転職における面接辞退のマナーを踏まえて、メールや電話での連絡方法や例文などをご紹介します。
ビジネスパーソンとして常識と誠意ある対応ができるよう、転職の面接辞退の仕方を押さえてみてください。
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転職での面接辞退のマナー
転職面接を辞退する際に最も大切なことは、面接を辞退すると決めたらその時点で連絡することです。
ただし、連絡をする際には、法人営業時間内に行うのがマナー。
そのため、面接辞退を決めた時が就業時間外や休日だった場合は、最短の次の就業時間に連絡しましょう。
転職において、面接辞退は誰にでも起こりうることであり、企業からしても珍しいことではありません。
辞退すること自体は全く迷惑ではありませんが、辞退することを決めたにもかかわらず直前まで連絡しないと迷惑がかかってしまいます。
なぜなら、企業の採用担当者は面接のために時間を確保し、準備を進めているからです。
面接当日だけでなく、それまでの過程でも相手の時間をもらっているため、できる限り相手の時間を無駄にしないためにも迅速な連絡が大切です。
辞退の連絡が気まずいからと日数を置くとかえってマイナスになってしまうため、早い段階で連絡しましょう。
【無断で面接辞退はNG】
無断での面接辞退はNGです。
無断で選考を辞退することは社会人として非常識なだけでなく、先方に心配と迷惑をかけてしまいます。
また、今後ビジネス上で応募先企業と関わる可能性が0とは限らないため、ご自身だけでなく転職先の企業イメージを損ねないためにも避けましょう。
ビジネスパーソンとして、いかなるシーンでも誠実かつ常識ある行動・対応を心がけましょう。
面接辞退の連絡方法はメール？電話？
基本はメールでOKですが、状況によって電話での連絡が必要です。
【基本はメールでOK】
転職の選考では基本的にメールでやり取りするため、面接辞退の連絡もメールで問題ありません。
ただし、メールで面接辞退の連絡をして良いのは面接日の2〜3日前までです。
メールは時に気づかれないことがあるため、直前の場合、連絡が行き渡らないリスクがあります。
そのため、面接日までに余裕がある場合にはメールで辞退連絡をしましょう。
【電話で連絡すべきケース】
面接辞退を電話で連絡すべきケースは、面接日の前日または当日です。
前日や当日ですとメールの確認に間に合わず、直前まで面接準備を進めてしまっている可能性があります。
もちろん、前日や当日でなくとも面接辞退の旨を電話で伝えることは全く問題ありません。
電話はメールよりも丁寧な印象が与えられるため、良い印象を残すことができるでしょう。
より丁寧に対応したい場合には、メールを送った後に改めて電話で辞退することを伝えるのも1つの方法です。
なお、電話やメールは必ず企業の就業時間内にすることがマナーです。
面接辞退の理由の伝え方
【基本的には形式的な理由でOK】
辞退理由は詳細に伝える必要はないため、基本的には「一身上の都合により」「諸事情により」といった形式的な伝え方で問題ありません。
もちろん、辞退に納得してもらいやすくするためにあえて詳細に辞退理由を伝えてもOKです。
ただし、その際に応募先への不満や不平、批判と受け取られるような内容は避けましょう。
【詳しい理由を聞かれたらどうする？】
形式的な理由で辞退を受け入れる企業がある一方で、なかには詳しい辞退理由を聞かれる場合もあります。
その場合に備えて、年のため回答を用意しておくと安心です。
辞退理由は簡潔、かつ納得できる内容を答えることがポイントです。
複数の企業で選考を受けており、内定をもらった企業に転職することが決まったのであれば、その旨を正直に伝えても問題ありません。
いかなる辞退理由でも、相手に失礼のないよう丁寧に答えることが大切です。
よくある質問
- 面接辞退のメールをしたのですが返信が来ないです。どうすれば良いでしょうか？
- 面接辞退のメールに返信がない場合、採用担当者がメールに気づいていない、あるいは見落としている可能性があります。
そのため面接日前日の夕方までに返信がない場合、電話を入れて確認してみましょう。
その際は、いつメールを送ったかを伝えるとスムーズに話が進みます。 - 面接辞退メールに対する企業からの返信は返した方が良いですか？
- 辞退することを了承した返信内容であれば、こちらから再度返信する必要はありません。
基本的にメールは違いが内容を承知すれば、その先返信は不要です。
企業によっては了承とともに辞退理由を聞いてくるケースがあるため、その場合は返信しましょう。
-
転職の面接辞退のメール・電話例文
ここでは、面接辞退の伝え方を例文でご紹介します。
メールでも電話でも、ポイントは面接辞退する旨を簡潔に伝えることです。
【面接辞退のメール例文】
件名：面接辞退のご連絡【名前】
株式会社○○
人事部 採用担当者 ○○様
お世話になっております。
○月○日に面接のお約束をしております、○○です。
大変申し訳ありませんが、一身上の都合で面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中日程を調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
またメールでのご連絡となりましたこと、重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社のまずますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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○○ ○○（フルネーム）
〒XXX-XXX
（住所）
電話：000-000-000
メール：xxxxxx @xxx.com
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【面接辞退の電話例文】
①「お世話になっております。
○月○日に面接のお約束をしている、○○（フルネーム）と申します。
人事部の○○様はご在席でしょうか？」
（担当者が出る）
②「お世話になっております。
○月○日に面接のお約束をしている、○○（フルネーム）と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退したくお電話をいたしました。
（差し支えなければ、辞退の理由を教えてもらえますか？）
③「同時期に選考受けていた他社から内定の連絡をいただき、そちらの内定を受けたためです。」
（残念ですが、承知いたしました。）
④「お忙しい中面接日程を調整いただきましたのに、誠に申し訳ございません。
丁寧にご対応いただき、感謝申し上げます。
それでは失礼いたします。」 -
面接辞退メールをしたがやっぱり受けたい！再応募は可能？
面接辞退メールを送ったものの、やっぱり面接を受けたいとなることもあるでしょう。
一度面接を辞退したからと再応募してはいけない決まりはないため、後悔しないためにも再応募してみましょう。
しかし、必ずしも面接に進めるとは限らない点は注意が必要です。
一度辞退していることでマイナスからのスタートになるため、再応募は相応の覚悟が必要です。
企業によっては、門前払いを受ける可能性もあります。
そのため、一度辞退すると基本的に再度面接を受けることはできないと考え、よく考えた上で辞退するかを判断することが大切です。
やむを得ない理由で辞退する必要が出た場合は辞退ではなく、面接日程の再調整を打診してみてください。
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