事務職の面接・志望動機で自己PRに役立つスキル
【事務職の志望動機】面接で上手く伝えるコツ・履歴書の例文
事務職とは、オフィスで書類作成やデータ入力、電話対応などをする職種の総称です。会社の中には、売上を生み出す営業職、商品を作る開発・製造職、商品を提供する販売職などさまざまな職種がありますが、事務職はそれらの企業活動を支える後方支援を担っている職種とも言われます。
事務職には、一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、貿易事務などさまざまな種類があり、仕事内容は役割によって異なります。たとえば、一般事務は主に各部門のサポートをするポジションであり、資料作成や電話対応など幅広い業務を担当します。また、経理事務や総務事務などはそれぞれの専門領域で会社経営の基本となる業務を行います。
事務職は営業職や製造職と比べると「楽そう」と言われることもありますが、そんなことはありません。確かに資格が不要だったり業務スケジュールを立てやすかったりする部分はありますが、専門的な知識が必要な場合や主体的に行動しなければならない場合も多々あります。事務職を志望するならば、会社の基礎を支える責任のあるポジションであることを理解しておきましょう。
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事務職の志望動機でアピールできるスキルや資格
事務職は主にパソコンを使って作業するため、基本的なパソコンスキルはどの事務職においても必須です。特にワードやエクセルなどは頻繁に使うため、MOS（マイクロオフィススペシャリスト）や日商PCなどの資格はアピールポイントになります。
一般事務職の場合は、文書作成能力の証明となるビジネス文書検定や、社会人としての基本的なマナーを学べる秘書検定なども有名です。経理事務や総務事務では、日商簿記やファイナンシャルプランナー、給与計算実務能力検定などの資格を持っていると有利になるでしょう。そのほか、各業界に関連する資格もアピールポイントとなります。
また、事務職では資格の有無だけでなく、コミュニケーション能力や電話対応スキル、スケジュール管理能力なども採用の判断基準となります。これらのスキルについて実務経験や得意なことがあれば積極的にアピールしましょう。
事務職未経験で志望動機を書く際のポイント
未経験から事務職を目指す場合、
・求めるスキルや仕事内容を理解する
・なぜその事務職なのかを示す
・コミュニケーション能力をアピールする
という点に注意して志望動機を書きましょう。一口に事務職と言ってもさまざまな種類がありますが、事務職未経験の場合、その違いをあまりイメージできない人もいるでしょう。しかし、実際には事務職の種類によって仕事内容や求められるスキルも違います。ふわっとしたイメージで志望動機を書いても採用側に思いは伝わらないので、仕事内容をきちんと調べ、そのうえでなぜその事務職なのかを書きましょう。
また、事務職はオフィス内や電話対応で多くの人とコミュニケーションを取りながら、幅広い業務を進めなければなりません。そのため、個の能力だけでなく周囲の人とうまく連携できるかという点が重視される傾向があります。事務職未経験で志望動機を書く際は、コミュニケーション能力の高さもアピールしましょう。
よくある質問
- 事務職の志望動機を書く際の注意点とは？
- 事務職はパソコンに向かって黙々と作業していればいいわけではなく、他の人と連携を取るためのコミュニケーション能力も必要です。しかし、志望動機に「コミュニケーション能力が高い」と書いてもどんな人なのか伝わりません。コミュニケーション能力をアピールするときには、「日頃から上司への報告・連絡・相談をこまめに行っている」「幅広い年代の人とフラットに接することができる」「相手に分かりやすいように説明するのが得意」など、具体的にどんなことが強みなのかを書くようにしましょう。
- 事務職未経験の場合、志望動機を書くポイントは？
- 未経験の場合、基本的なパソコンスキルや電話・メール対応は身に付けておき、スキルがあることを伝えましょう。また、事務職は様々な部署や社外の人と接する機会も多いため、前職で対人スキルやコミュニケーション能力を身に着けた人はその点もアピールするとよいでしょう。
前述したような資格の取得も、未経験ながらも努力していることが示せて印象もプラスになるので、志望動機に関連する場合はぜひ伝えましょう。
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事務職の志望動機の例①未経験から一般事務
私は、これまでの経験を活かし、一般事務職として貴社を支える一員となりたいと考えています。前職ではアパレルの販売職として接客スキルを磨くとともに、伝票処理や在庫管理、スタッフのシフト管理などの事務作業も行ってきました。事務作業においては、いかに効率よく正確に進められるかという点に注力し、マニュアルやテンプレートの作成などを行いました。また、パソコンスキルを磨くためにMOS資格を取得し、エクセルの関数計算やグラフ作成、ワードの文書作成スキルを身に付けました。前職で身に付けた対人スキルやパソコンスキルを活かし、縁の下の力持ちとして御社で活躍したいと考えたため、一般事務職での入社を志望します。
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事務職の志望動機の例②経理事務
私はこれまでの5年間、経理事務として決算業務や資産管理などを中心に行ってきました。業務においては、効率化によるコスト削減に注力し、新しく決算ソフトを導入することで決算業務にかかる時間を約半分に抑えることに成功しました。現職では分業制で業務を行っていますが、もっと幅広く経理業務に関わり効率化を図りたいと考えたため転職を決意しました。貴社の経理事務は決算業務から給与計算、税務申告などあらゆる業務を担当できると存じております。そのため、これまでの経験を活かしつつ経理事務としてさらにスキルアップするためには貴社が最適だと考えました。御社に入社し、経理事務として業務の効率化によるコスト削減に尽力したいと思います。
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事務職の志望動機の例③未経験から営業事務
前職では、営業職として医療機器の法人営業を担当していました。営業活動では、お客様とのコミュニケーションはもちろん、プレゼン資料の作成やデータ処理にも力を入れていました。よりわかりやすい資料を作りたいと思い日商PC2級を取得したところ、私の作成した資料が分かりやすいと上司から評価されました。この経験から、もっと資料作成やデータ処理に注力し営業職を支えたいと考えたため、営業事務職への転職を決意しました。御社は異業界ではありますが、営業事務職と営業職の連携を重視し2職種が協力して営業活動を進めている点に魅力を感じています。そのため、営業職で培ったコミュニケーションスキルと資料作成スキルを活かし、貴社に貢献したいと考えています。
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事務職の志望動機の例④一般事務から人事事務
前職では食品メーカーの一般事務職として、主に人事・労務関係の書類作成や電話対応、備品の管理などを担当していました。その中でも、社員教育や採用書類の作成、スケジュール調整のサポートといった業務にやりがいや面白みを感じていました。それは、業務を通して「人材の活性化は組織の活性化に強く関係している」と感じたからです。そこで、一般事務職として幅広く業務を行うよりも、人事事務としてより主体的に採用活動や社員教育をしたいと考えるようになりました。御社の会社説明会では、人事部は社員のやる気を引き出す研修やユニークな評価制度、積極的な採用活動を行っていると聞きました。一般事務職で培ったパソコンスキルやコミュニケーション能力、スケジュール調整力を活かし、御社の人事事務として活躍したいと考えたため、入社を志望します。
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この記事の監修・著者プロフィール（株式会社クリエイト Webマーケティング担当）
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