就活の電話のかけ方・受け方・事前準備を解説！正しい敬語の使い方や会話例を紹介

就活では、企業の採用担当者に電話をかけることも多くあります。
そこで、就活時の電話をかける際に知っておくべき大切な事前準備について解説します。

【メモを用意しておく】
就活の際の事前準備としてメモを用意しておく必要があるのは、相手との会話を忘れないためでもあります。
もし重要なことを聞き逃してしまったり、別の日に聞き返すことになったりすれば、それだけで相手からの評価が下がるのです。
同じことを聞き返すのは、仕事をする上でも非常にマイナスとなります。
そうならないためにも、相手との会話で大事な部分をメモしておくのがよいでしょう。
日頃からメモをするようにしておけば、いざという場合も安心です。

【話す内容を整理しておく】
就活では電話であっても緊張して頭の中が真っ白になり、本当に話したい内容が話せないということもあります。
ですので、事前に話す内容を整理しておきましょう。
しっかりと話す内容が整理できれば、落ち着いた対応ができるはずです。
できれば簡単な台本を作っておき、話の流れを書いておくのがベスト。
5W1Hを意識し、長々と時間を取りすぎないようにすることが大切です。
採用担当者はあなた以外にもさまざまな応募者とやり取りするため、要点を押さえられるようにしてください。

【敬語の使い方を確認しておく】
社会人になれば、正しい敬語の使い方をマスターしなければなりません。
学生の間は少しくらい間違っていても指摘されませんが、社会人になると別です。
相手に指摘されなかったとしても、相手に悪い印象を与えてしまいます。
そのため、就活時の電話をかける前には敬語の使い方を確認しておくようにしてください。
敬語はわかっているようで意外と難しいものなので、ビジネス電話で使用する正しい敬語を身につける必要があります。
敬語には丁寧語と尊敬語、謙譲語があるため、それぞれの違いを理解して正しく使うことが大切です。

就活の際には電話をかけるときの知っておくべきマナーがあるため、以下で解説します。

【携帯電話からかける際は、電波状況を確認する】
今ではほとんどの方が携帯電話を使用していますが、携帯電話からかける際は、電波状況を確認しておくことが大切です。
電波の悪い場所であれば、電話の途中で会話が途切れてしまったり、声が聞こえにくかったり、話の内容を聞き間違ったりしやすいのです。
そうなると、相手に失礼ですし、採否に影響する可能性も考えられます。
ですので、就活時の電話をかける際のマナーとして、電波状況を確認しておく必要があるのです。

【静かな場所でかける】
静かな場所でかけるというのも、就活時の電話マナーと言えます。
たとえば、クラブや商業施設、繁華街などの人が多く騒がしい場所から電話をかけるとなれば、相手によい印象を持ってもらえません。
そのことから、自宅や周囲に誰もおらず静かな場所からかけるようにしてください。
社会人としてのマナーにもなるため、できるだけ静かな場所から電話をかけましょう。

【始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間には電話をかけない】
始業直後は前日のメールに返信をしたり、朝礼があったりと、企業は忙しいケースが多いです。
また、昼休みは社員が休憩している時間ですし、食事中に電話をかけるのはよくありません。
その他にも、終業直前や22時以降の遅い時間に電話をかけるのは常識的によくないため、これらの時間帯には電話をかけないようにしてください。
これらの時間帯だと場合によっては相手の対応が雑になったり、マイナス評価を受けたりする確率が上がるためです。

【最初は自ら名乗り、担当者の部署名・名前を伝えてつないでもらう】
自分から電話をかける際は、必ず自ら名乗るようにしましょう。
相手からすれば、誰からの何の電話かわかりませんし、名乗らないのはとても失礼です。
ですから、最初は自ら名乗り目的を言いましょう。
担当者の部署名や名前を伝え、つないでもらえるようにしてください。

【話が長くなりそうな場合は、相手の都合をうかがう】
話が長くなりそうな場合、相手の都合をうかがうのもマナーです。
相手の予定もあるでしょうから、時間があるかどうかの確認をしましょう。
明らかに相手が忙しそうならば、電話を再びかけなおすのも手となります。
大切なのは、相手の都合を最優先に考えることです。

就活では自分から電話をかけるだけでなく、担当者から電話がかかってくることも少なくありません。
以下で、就活の際知っておくべき電話を受けたときのマナーを解説します。

【明るくはっきりと話す】
担当者から電話を受けたときには、明るくはっきりと話すようにしてください。
暗い声で面倒そうに対応すれば、それだけで悪い印象を与えてしまうからです。
小さい声でボソボソとしゃべるのもよくありません。
明るくはっきりした口調で相手が聞き取りやすい話し方、好印象をもってもらえるように話すのがよいでしょう。

【聞き取りづらい際には曖昧にせず、丁寧に聞き直す】
電話では、相手の声が聞き取りづらいことも珍しくありません。
もし曖昧な返事をしたり、聞こえたふりをしたりすれば、後から困ることになります。
そのため、聞き取りづらいときは曖昧なままにせず、丁寧に聞き直すようにしましょう。
恥ずかしがらず、聞き直す勇気も必要です。

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