転職活動のメール返信マニュアル｜メールの基本ポイントや構成、例文

まずは転職でのメール返信で守るべき、基本のポイントをお伝えします。

【メールは24時間以内に返信】
メールは「見たらすぐに返信」を基本とし、遅くとも24時間以内には返信しましょう。
なぜなら転職でのメールは日程を決める内容が多く、企業側もできるだけ早くスケジュールを確定したいからです。
もしメールを見てすぐに返信できない、あるいはすぐには日程が提示できない場合は、いつまでに返事ができるかを伝える取り急ぎの連絡を入れましょう。
なお、ここで注意すべきは返信時間・曜日です。
ベストな返信タイミングは、平日の就業時間内です。
メールに気づいた時点で就業時間を過ぎている、休日だったなどの場合は、翌日や営業日の午前中に返信してください。
時間が空いて返信を忘れてしまうのが心配な方は、あらかじめ文書を作成して、予約機能で返信することがおすすめです。

【本文は残したまま返信】
一般的な設定では、本文を引用して返信できるようになっています。
プライベートのメールでは引用部分を消去して返信することが多いですが、ビジネスでは本文の引用を残したまま返信するのが基本です。
なぜなら、過去のやりとりがわかる状態で返信すれば、自分も相手も何かあった時すぐに内容が見返せるからです。
また件名は変えず、「Re」をつけたまま返信します。

【署名をつける】
署名をつけるのも、プライベートのメールと大きく異なる点です。
署名は本文の最後につける「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載したものです。
署名があることで、丁寧なメール文となります。
署名はあらかじめ設定できるため、作成して本文に引用される設定にしておくことで簡単に署名付きのメールが作成できます。

上から順に、メールの基本構成は「件名」「本文①宛先」「本文②導入の挨拶」「本文③本題」「本文④締めの挨拶」「署名」です。
ここでは、各ポイントの書き方について詳しく解説します。

【件名】
返信での件名は書き換えることなく、受信したメールの件名のまま返信します。
メール返信の際、自動的に「Re：」がつく設定になっているため、そのまま返信すれば問題ありません。

【本文①宛先】
メール本文の冒頭には、下記のように宛先を記載します。

▼
株式会社○○
人事部　○○様

社名は省略せず、送信相手の名前の前には所属部署・役職も書きます。
初めての返信で宛先の内容がわからない場合は、受信メールの署名を確認することで相手の部署や役職もわかります。
社名は省略せず、相手の名前も誤字や間違いなく記載しましょう。

【本文②導入の挨拶】
いきなり本題に入るのではなく、まずは下記のように導入の挨拶をして名乗ります。

▼
お世話になっております。
○○（名前）です。

初回のメール返信のみ、「お世話になります。」と記載します。
在職中で転職活動している場合、名乗る際に現職の社名や役職などの記載は不要です。

【本文③本題】
挨拶の後は、本題に移ります。
本題は結論から始め、簡潔でわかりやすい文章を作成することが大切です。
返信内容によっては本文が長くなるため、改行や段落分けで読みやすくなるよう工夫しましょう。

【本文④締めの挨拶】
本題が終わっていきなり署名ではなく、相手への感謝を述べて締めの挨拶とします。
一般的な締めの挨拶は、下記のような挨拶文です。

▼
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

締めの挨拶はメール内容によって、変えることがポイントです。
詳しくは、メール返信の例文にてチェックしてみてください。

【署名】
前述したように、署名は「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順で記載します。
本文と区別がつくように「-」「=」などの記号で装飾するのが一般的です。
下記テンプレを参考に、ご自身の署名を作成してみてください。

▼
-------------------------
○○ ○○（フルネーム）
〒000-000
△△県△△市△△△0-0-0
TEL：090-000-000
MAIL：xxxx.xxxx @xxx.ne.jp
-------------------------

ここでは、シーン別に転職でのメール返信の例文をご紹介します。

【例文①書類選考応募時の返信】

▼書類送付の返信例
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○（名前）です。

ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書を本メールにて添付しております。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認とご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名
-------------------------

▼書類選考通過の返信例
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○（名前）です。

この度は書類選考結果のご連絡と一次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
面接に進めるとのことで、大変嬉しく思います。

一次面接の日程に関して、○月○日○時の日程で承りました。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

-------------------------
署名
-------------------------

【例文②面接通過・日程の返信】

▼提示された日程での返信例
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○（名前）です。

面接通過のご連絡、並びに日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
いただいた日程から、下記でお伺いさせていただけますでしょうか。

○月○日（○曜日）○〜○時

お忙しい中恐縮ですが、ご確認よろしくお願い申し上げます。

-------------------------
署名
-------------------------

▼候補日を送る場合の返信例
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○（名前）です。

面接通過のご連絡、並びに日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
下記で面接の希望日程をお送りいたします。

①○月○日（○曜日）○〜○時
②○月○日（○曜日）○〜○時
③○月○日（○曜日）○〜○時

お忙しい中恐縮ですが、ご調整頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

-------------------------
署名
-------------------------

【例文③内定承諾の返信】

株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○（名前）です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からの内定を、ありがたくお受けいたします。
入社後はこれまでの経験を活かし、貴社に貢献できるよう精進して参ります。
つきましては、今後の流れや必要書類についてご教示ただきたく存じます。（※受信メールに今後の流れについて記載がなかった場合）

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

-------------------------
署名
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【例文④入社日の案内メールの返信】

株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○（名前）です。

この度は入社日の案内についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。
当日の持ち物や必要書類、集合時間について承知いたしました。

貴社でお仕事ができることを、心より楽しみにしております。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

-------------------------
署名
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