転職の面接辞退の仕方！メール・電話での連絡方法やマナーなど

【面接辞退すると決めた時点で連絡する】
転職面接を辞退する際に最も大切なことは、面接を辞退すると決めたらその時点で連絡することです。
ただし、連絡をする際には、法人営業時間内に行うのがマナー。
そのため、面接辞退を決めた時が就業時間外や休日だった場合は、最短の次の就業時間に連絡しましょう。
転職において、面接辞退は誰にでも起こりうることであり、企業からしても珍しいことではありません。
辞退すること自体は全く迷惑ではありませんが、辞退することを決めたにもかかわらず直前まで連絡しないと迷惑がかかってしまいます。
なぜなら、企業の採用担当者は面接のために時間を確保し、準備を進めているからです。
面接当日だけでなく、それまでの過程でも相手の時間をもらっているため、できる限り相手の時間を無駄にしないためにも迅速な連絡が大切です。
辞退の連絡が気まずいからと日数を置くとかえってマイナスになってしまうため、早い段階で連絡しましょう。


【無断で面接辞退はNG】
無断での面接辞退はNGです。
無断で選考を辞退することは社会人として非常識なだけでなく、先方に心配と迷惑をかけてしまいます。
また、今後ビジネス上で応募先企業と関わる可能性が0とは限らないため、ご自身だけでなく転職先の企業イメージを損ねないためにも避けましょう。
ビジネスパーソンとして、いかなるシーンでも誠実かつ常識ある行動・対応を心がけましょう。

企業に面接辞退の連絡をするにあたり、メールと電話どちらで連絡すればよいか迷う方も多いでしょう。
基本はメールでOKですが、状況によって電話での連絡が必要です。

【基本はメールでOK】
転職の選考では基本的にメールでやり取りするため、面接辞退の連絡もメールで問題ありません。
ただし、メールで面接辞退の連絡をして良いのは面接日の2〜3日前までです。
メールは時に気づかれないことがあるため、直前の場合、連絡が行き渡らないリスクがあります。
そのため、面接日までに余裕がある場合にはメールで辞退連絡をしましょう。

【電話で連絡すべきケース】
面接辞退を電話で連絡すべきケースは、面接日の前日または当日です。
前日や当日ですとメールの確認に間に合わず、直前まで面接準備を進めてしまっている可能性があります。
もちろん、前日や当日でなくとも面接辞退の旨を電話で伝えることは全く問題ありません。
電話はメールよりも丁寧な印象が与えられるため、良い印象を残すことができるでしょう。
より丁寧に対応したい場合には、メールを送った後に改めて電話で辞退することを伝えるのも1つの方法です。
なお、電話やメールは必ず企業の就業時間内にすることがマナーです。

ここでは、面接辞退の理由の伝え方についてみていきます。


【基本的には形式的な理由でOK】
辞退理由は詳細に伝える必要はないため、基本的には「一身上の都合により」「諸事情により」といった形式的な伝え方で問題ありません。
もちろん、辞退に納得してもらいやすくするためにあえて詳細に辞退理由を伝えてもOKです。
ただし、その際に応募先への不満や不平、批判と受け取られるような内容は避けましょう。

【詳しい理由を聞かれたらどうする？】
形式的な理由で辞退を受け入れる企業がある一方で、なかには詳しい辞退理由を聞かれる場合もあります。
その場合に備えて、年のため回答を用意しておくと安心です。
辞退理由は簡潔、かつ納得できる内容を答えることがポイントです。
複数の企業で選考を受けており、内定をもらった企業に転職することが決まったのであれば、その旨を正直に伝えても問題ありません。
いかなる辞退理由でも、相手に失礼のないよう丁寧に答えることが大切です。