転職の選考辞退の基本｜メール・電話の例文や辞退理由の伝え方とは

まずは、転職の選考辞退における基本中の基本マナーをお伝えします。

【選考辞退を決めたらすぐに連絡】
選考辞退は誰にでも起こりうるものであるため、企業側もある程度予測した上で選考を進めています。
しかし1人の選考辞退によってスケジュールや募集の見直しなどが発生し、企業側に少なからず負担をかけることになります。
その負担を最小限に抑えるためにも、選考辞退を決めたらすぐに連絡することがマナーです。
少しでも早く選考辞退を連絡することで、企業側もその穴を埋めるために準備が進められます。
連絡を先送りにした分だけ企業の時間を無駄にしてしまっていることになるため、1日でも早く連絡することが大切です。

【連絡なしの辞退・面接欠席は厳禁】
選考辞退の連絡は、心理的にも気が進まないものです。
特に二次、三次と選考が進むにつれて辞退の連絡は気が引けるでしょう。
選考辞退を伝えることで「怒られるのでは」「何か言われるのでは」と不安だからと、連絡せずに辞退したり、欠席する行為は厳禁です。
転職活動に限らず、ビジネスの場ではそうした行為はNGです。
選考辞退が企業にとって少なからず負担を生んでしまうのは事実ですが、前述したように企業側も選考辞退が出ることはある程度予測した上で選考を進めています。
そのため誠意を持って対応すれば、企業側も理解して受け入れてくれます。
また選考辞退した企業とは、いつビジネス上で関わりを持つかわかりません。
相手に迷惑をかけないといった観点だけでなく、そうした事態も予測して連絡なしの辞退や欠席は避けましょう。

選考辞退の連絡は、基本的にメールでOKです。
ここでは、転職の選考辞退連絡におけるマナーや電話で連絡すべきケースをお伝えします。

【基本はメールで問題ない】
転職の選考段階では、基本的にメールでのやり取りとなります。
そのため、選考辞退の連絡もメールで問題ありません。
ただし、文字でのやり取りとなるため誠意が伝わりにくい、採用担当者がメールを見逃してしまうといったリスクもあります。
そのため、より丁寧に対応したい場合はメールの後に電話を入れるなどプラスαで連絡することもおすすめです。

【選考辞退メールのマナー】
選考辞退のメールをする際、守るべきマナーはメールの送信時間です。
選考辞退の連絡は辞退を決めたらすぐに連絡すべきですが、必ず企業の就業時間内に連絡しましょう。
そのため選考辞退を決めたのが休みの土日であれば、月曜の始業時間のメールが最短です。
早朝や深夜、休日のメールは非常識にあたるため、必ず営業日かつ就業時間内でメールしましょう。

【当日の選考辞退連絡は電話で】
選考辞退の連絡は基本的にメールで良いとお伝えしましたが、例外もあります。
選考の前日〜2日前の連絡となる場合は電話が望ましいです。
なぜなら直前のメールの場合、担当者が見落としてしまう可能性が高まるからです。
また選考辞退メールに対して数日経っても返信がない場合、担当者がメールを見落としている可能性があるため、電話で連絡を入れ直すと確実です。

【伝えるべきポイント】
選考辞退の連絡は、要点を簡潔に伝えることがポイントです。
そのため、結論から「選考を辞退する」と伝えましょう。
もちろん、その前には氏名と面接予定日、選考段階を伝えてください。
辞退することを伝えた後は、「選考に時間・労力を割いてくれたことへの感謝」「辞退することへの謝罪」、そして「直接でなく、メールや電話での連絡で済ませてしまうことへの謝罪」を伝えることがポイントです。
単に辞退することだけを伝えるのではなく、感謝と謝罪の気持ちを一緒に伝えることがマナーです。

【選考辞退理由の伝え方】
選考辞退を伝えるにあたり、理由を伝えるべきかは悩んでしまうポイントの1つでしょう。
辞退理由は詳細に伝える必要はなく、「一身上の都合により」「諸事情により」といったように形式的に伝えて問題ありません。
ただし、企業としては具体的な理由を聞きたいのが本音です。
そのため辞退理由について聞かれた際は、正直に伝えましょう。
別の会社に決まった場合は正直に伝えて問題ありませんが、社名などを詳細に伝える必要はありません。

また企業への不満や不平、批判と捉えられるような辞退理由は避けましょう。
どうしても辞退理由を伝えたくない場合は、「個人的な理由なので回答しかねます」と回答できない意思を伝えてみてください。